Giữa bộn bề các việc lắt nhắt trong một kế hoạch tổng thể, bạn rất dễ bị rối loạn, quên một số việc có thể dẫn tới kế hoạch bị chậm chễ, thậm chí vỡ kế hoạch. Với kinh nhiệm thiết kế thi công dàn dựng gian hàng triển lãm hội chợ lâu năm với các triển lãm lớn nhất như Vietbuild, VITM, VIDEC, MEDIPHARM...Vietdz xin chia sẻ cho các bạn các hạng mục công việc cần thiết:

1. YÊU CẦU BÁO GIÁ CHI TIẾT TỪ BAN TỔ CHỨC TRIỂN LÃM HỘI CHỢ

Ngoài phí thuê gian hàng, còn nhiều loại phí các của ban tổ chức mà có thể bạn sẽ không được thông báo rõ ràng, cần yêu cầu họ cung cấp đầy đủ thông tin. Các chi phí khác thông thường bao gồm: phí quản lý, phí điện nước, phí mua thẻ doanh nghiệp, thi công, đặt cọc thi công

Ngoài ra bạn cần quan tâm đến một số quy định bắt buộc như: chiều cao tối đa (thường 3-3m5m), thời gian dàn dựng lắp đặt (3-5 ngày trước khi triển lãm diễn ra). Các bạn cần hoàn tất các thủ tục để tránh gặp khó khăn khi đơn vị thi công vào dàn dựng, lắp đặt

2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU MỤC ĐÍCH THAM GIA RÕ RÀNG TỪ ĐÓ XÂY DỰNG ĐƯỢC NGÂN SÁCH VÀ THIẾT KẾ TƯƠNG ỨNG

Thiết kế gian hàng triển lãm thường là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến thành công của 1 sự kiện triển lãm. Thiết kế đẹp, sáng tạo sẽ được nhận diện tốt hơn, thu hút được sự quan tâm của khách tham gian tạo được giá trị cho thương hiệu cũng như kế hoạch bán hàng. Thiết kế thường tốn thời gian nhất, do vậy bạn cần chuẩn bị xác định mục tiêu tham gia: là tăng nhận diện, trưng bày tối đa sản phẩm hay nhấn mạnh vào một sản phẩm chủ lực. Từ đó đưa ra những yêu cầu chính xác cho đơn vị thiết kế để họ có thể xây dựng thiết kế đúng với nhu cầu và không vượt quá ngân sách của bạn. Thời gian cho thiết kế có thể từ 1 tuần đến hơn 1 tháng tùy theo yêu cầu thiết kế của bạn có phức tạp hay đơn giản.

3. LÊN KẾ HOẠCH CHO CÁC HOẠT ĐỘNG PR MARKETING TẠI TRIỄN LÀM HỘI CHỢ

Bắt đầu lên kế hoạch cho các hoạt động marketing, bán hàng tại triễn lãm sớm sẽ giúp bạn kiểm soát tốt tiến độ công việc

- Lên danh mục sản phẩm thiết bị sẽ trưng bày

- Chuẩn bị các tài liệu marketing như brochure, poster, TVC, talkshow, quà tặng, PG...,các hạng mục cần thuê ngoài như loa đài, TV, màn hình led, máy chiếu, bàn ghế, kệ...

- Lập thông tin truyền thông, báo chí, gửi thư mời tới khách hàng, đối hàng. Bạn cần gửi không quá sớm trước triển lãm, cũng không quá muộn, cần gửi thư nhắc lại để khách hàng, đối tác không quên.

- Danh sách thông tin khách hàng, bản khảo sát...

- Gửi yêu cầu thiết kế, thi công tới các đơn vị uy tín, nên gửi yêu cầu càng chi tiết càng tốt, càng bị gấp rút khi đã vào thời gian thi công vì đơn vị thi công có thể không đáp ứng được yêu cầu của bạn. Chỉ có 3-5 ngày thi công lắp đặt nên đơn vị thi công có thể không bố trí được nhân sự để đáp ứng yêu cầu bổ xung của bạn, sẽ làm chậm chễ, thiếu sót cho kế hoạch của bạn.

4. CHỌN THIẾT KẾ VÀ ĐƠN VỊ THI CÔNG

Bạn nên chọn đơn vị có thiết kế sáng tạo, nổi bật, tạo sự khác biệt so với các đơn vị khác. Chiều cao là 1 trong những yếu tố nổi bật, không để gian hàng của bạn quá thấp so với các đơn vị xung quanh.

Thông báo ngân sách sớm giúp bạn dễ dàng chọn lựa thiết kế ưng ý mà không đẩy chi phí lên quá cao.

Chọn đơn vị thi công có uy tín để đảm bảo tiền độ cũng như chất lượng gian hàng của bạn. Có rất nhiều đơn vị báo giá thấp nhưng chất lượng thi công tệ nên nếu báo giá chênh lệch không quá nhiều thì nên chọn đơn vị uy tín, có nhiều kinh nhiệm hơn mặc dù giá có cao hơn một chút.

5. BÁM SÁT TIẾN ĐỘ THI CÔNG LẮP ĐẶT

Giữ liên lạc với đơn vị thi công để đảm bảo họ thực hiện đúng tiến độ. Trong thời gian lắp đặt trước triển lãm bạn cần có mặt hoặc giữ liên lạc thường xuyên để đảm bảo việc thi công đúng với yêu cầu của bạn. Nếu phát hiện ra những vấn đề không ưng ý, cần yêu cầu sớm để đơn vị thi công sửa kịp thời.

Một số trường hợp cần đặc biết chú ý như: cung cấp kích thước sản phẩm chính xác, những sản phẩm cần bắt, dán lên vách cần phải kiểm tra trước khi đơn vị thi công tiến hành sơn vách vì việc thay đổi ảnh hưởng tới lớp sơn sẽ không đảm bảo được bề mặt phẳng mịn cho vách